Das etablierte Lean Business Anwalts-Template wurde durch unsere Branchenexperten mit einem Notariats-Template ergänzt. Die neuen Funktionen orientieren sich an den Anforderungen der Kantone Schwyz und Bern. Das implementierte Konzept ermöglicht die Umsetzung abweichender Anforderungen im gleichen Template. Mit unserer Schnittstelle von Vertec zu M-Files können zusätzlich die Dokumentenprozesse effizienter gestaltet werden.
Checklisten
Für verschiedene Typen von Mandaten können Checklisten-Templates definiert werden. Die Checklisten sind in Themen gruppiert und dokumentieren den Arbeitsfortschritt. Wenn ein Checklisten-Eintrag auf erledigt gesetzt wird, wird das Datum der Erledigung und der entsprechende Mitarbeiter eingetragen. Es gibt eine zentrale Verwaltung (offene Einträge, Suche nach Einträgen).
Klientengeld-Verwaltung
Auf dem Mandat können Klientengelder (Ein- und –Ausgänge) eingetragen werden. Die Einträge erfolgen auf ein Konto. Die Konten können mandatsübergreifend verwaltet werden. Ebenso ist eine Prüfung möglich, ob Beträge ab einer bestimmten Grösse längere Zeit vorhanden sind.
Notariats-Rechnung
Die Notariats-Rechnung ermöglicht eine Unterscheidung zwischen Leistungen nach Aufwand (“nach gebotenem Zeitaufwand”) und tarifierten Leistungen/Gebühren.
So können verschiedene Geschäftsfälle abgebildet werden, z. B. Liegenschaften oder Erbangelegenheit. Für die jeweiligen Geschäftsfälle werden Templates mit Verrechnungspositionen festgelegt. Bei der eigentlichen Rechnungsstellung können einfach Tabellen (je Geschäftsfall) mit den Verrechnungspositionen ausgefüllt werden. Im einfachsten Fall erfolgt dies dadurch, dass die Anzahl eingetragen wird (z. B. Anzahl Kopien oder Anzahl Unterschriften).
Das ist der wichtigste Bestandteil des Notariats-Templates: Die Benutzerfreundlichkeit beim Erstellen der Rechnungen soll möglichst gut sein.
Die Verrechnungspositionen können aber auch komplexer aufgebaut sein. Unter anderem mit minimalem oder maximalem Wert. Beim Ausfüllen der Tabellen werden diese Informationen angezeigt. So können die einzelnen Positionen abgewägt und austariert werden. Die eigentliche Rechnung wird per Mausklick automatisch erzeugt.
Die Verrechnungstabellen können auch unabhängig von einem effektiven Mandat als eine Art “Preisrechner” ausgefüllt werden. Das Resultat kann ausgedruckt und einem Kunden als Kostenschätzung mitgegeben werden.
Die Vorerfassung von bestimmten Gebühren ist möglich. So können Kopien als Speseneinträge erfasst und später in die Verrechnungstabelle übernommen werden. Auf der können verschiedene Geschäftsfälle dann kombiniert werden.
Der Rechnungsdruck ist möglich wie folgt:
- Ausweisung der einzelnen Leistungen/Gebühren (= unser Standard-Template)
- Ausweisung von vordefinierten Rechnungspositionen(=Textkonserven), je nach Geschäftsfall vordefiniert
