Mit der Rudolf & Bieri AG durfte Lean Business eine etablierte Anwalts- und Notariatskanzlei bei der Optimierung ihrer internen Prozesse begleiten. Im Fokus stand dabei insbesondere die Vereinfachung und Digitalisierung des Fakturierungsprozesses.
Die bisherige Rechnungsstellung war mit mehreren manuellen Arbeitsschritten verbunden. Rechnungsdaten wurden aus Vertec nach Excel exportiert, dort bearbeitet und anschliessend zur Kontrolle weitergeleitet. Dieser Ablauf führte zu zusätzlichen Abstimmungen und einem erhöhten administrativen Aufwand.
Gemeinsam mit Rudolf & Bieri wurde der Prozess analysiert und gezielt weiterentwickelt. Die Rechnungserstellung, Prüfung und Freigabe erfolgen heute direkt in Vertec. Nach der Freigabe können die Rechnungen unmittelbar aus Vertec versendet werden. Die zugehörigen Dokumente werden zudem automatisch in M-Files abgelegt.
Dadurch konnten die Abläufe deutlich vereinfacht und der manuelle Aufwand reduziert werden. Gleichzeitig sorgt die integrierte Lösung für mehr Transparenz und eine effizientere Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei.
Bei der Umsetzung legte Lean Business besonderen Wert darauf, die individuellen Abläufe und Anforderungen von Rudolf & Bieri genau zu verstehen. Auf dieser Basis wurde die bestehende Vertec-Lösung gezielt weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Kanzlei angepasst.
Das Ergebnis ist ein durchgängiger digitaler Prozess von der Rechnungserstellung über die interne Prüfung bis hin zum Versand und der anschliessenden Dokumentenablage.
Bildquelle: https://www.rudolf-bieri.ch/
Weiterer Artikel: https://www.vertec.com/de-ch/referenzen/rudolf-bieri-ag/
